Kinderopvang/KinderdagverblijvenStad Oostende

Onthaalouders gaan digitaal

Vorig jaar schakelde de Gezinsopvang over naar nieuwe software om de administratie voor zowel de onthaalouders als de verantwoordelijken te vereenvoudigen. Via het programma Deona is het mogelijk om de communicatie met de ouders te stroomlijnen en de planning overzichtelijk te houden. Een nagelnieuwe iPad voor elke onthaalouder maakt voortaan alles nog makkelijker.

Op dit moment zijn er 28 onthaalouders aangesloten bij de dienst Gezinsopvang van Stad Oostende. Een stevige digitalisering moet de organisatie daarvan, en de uitvoerige regelgeving, nog beter stroomlijnen. Stad Oostende kocht daarom voor elke onthaalouder een iPad aan. Met één druk op de knop registreren de onthaalouders voortaan de aan- en afwezigheden van hun kinderen. Op hun dashboard vinden ze alle belangrijke informatie van elk kind terug: telefoonnummers, foto’s, namen van ouders en noodfiches. “Het ‘heen-en-weer-schriftje’ van weleer met het dagverloop kan nu simpelweg digitaal worden ingevuld en via mail doorgestuurd worden naar de ouders. Onthaalouders en ouders kunnen wel nog steeds zelf kiezen of ze het ‘heen-en-weer-schriftje’ digitaal of manueel willen invullen. Er zijn immers nog steeds ouders die het boekje als herinnering willen bewaren”, duidt Silke Beirens, schepen van Gezinsopvang.

“Inzetten op digitale communicatie, is een belangrijk punt uit ons bestuursakkoord” zegt burgemeester Bart Tommelein, bevoegd voor administratieve vereenvoudiging en digitalisering. “Met deze nieuwe software voor de onthaalouders zetten we opnieuw een stapje in de goede richting.”

Administratieve vereenvoudiging

Voor de dienst betekent deze overstap een grote administratieve vereenvoudiging. Vroeger werden alle gegevens van aanwezigheidsformulieren manueel ingevuld. Nu wordt er papier bespaard en de verwerking van de gegevens verloopt vlotter. Daardoor kunnen de onthaalouders ook sneller uitbetaald worden.

“Ik heb het programma uitvoerig mogen uittesten, en vindt dat alles erg goed werkt”, getuigt onthaalouder Dorine Barbary enthousiast. Op een vormingsavond deelde ze haar ervaringen mee aan haar collega’s en kon zo enkele collega’s mee over de streep trekken. Stad Oostende organiseert binnenkort sowieso ook nog enkele infosessies over het gebruik van de iPad.

“Ik ben al 30 jaar onthaalouder en maakte me aanvankelijk wat zorgen over die grote verandering. Maar dankzij de ondersteuning van de regioverantwoordelijke sta ik daar nu helemaal anders tegenover. Het programma is leuk en gemakkelijk om mee te werken. Echt op maat van de werking van een onthaalouder”, geeft onthaalouder Katrien Vandenabeele nog mee.

Ook Elke Roose is enthousiast. “Tijdens het slaapmoment registreer ik het kindvolgsysteem nu gewoon vanuit mijn zetel”, vertelt ze lachend. Via dat systeem wordt de ontwikkeling, het spel en en de contacten met andere kindjes in kaart gebracht. Ouders kunnen dagelijks het welbevinden en betrokkenheid van hun kindje lezen op hun ouderportaal. Ook alle dagactiviteiten, verversings- en slaapmomenten en het dagmenu zijn terug te vinden. “Ik neem ook veel foto’s die ik nu meteen op het digitaal platform plaats. Ouders krijgen die dan meteen te zien”, geeft Elke tot slot nog mee.